ONE Ratgeber Arbeitszeitaufzeichnung
Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich und Deutschland
Arbeitgeber müssen in beiden Ländern aufzeichnen, wie lange ihre Leute arbeiten: im Team mit drei Personen genauso wie mit dreihundert, und auch im Homeoffice. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was das für ein kleines Unternehmen bedeutet, wo sich Österreich und Deutschland unterscheiden und wie die Aufzeichnungen vollständig bleiben, ohne zur Freitagspflicht zu werden.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Kollektivverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können eigene Regeln vorsehen. Im Einzelfall fragen Sie Ihre Kammer, Ihren Fachverband oder eine Arbeitsrechtskanzlei.
Österreich: das Arbeitszeitgesetz
Nach § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) muss jeder Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden seiner Arbeitnehmer führen. Die Pflicht hängt nicht von der Größe des Unternehmens ab, und fehlende oder mangelhafte Aufzeichnungen sind eine Verwaltungsübertretung (§ 28 AZG). Einige Gruppen fallen gar nicht unter das AZG, etwa leitende Angestellte mit maßgeblicher selbständiger Entscheidungsbefugnis.
Wer die Aufzeichnungen führt
Grundsätzlich der Arbeitgeber. Er kann mit seinen Arbeitnehmern vereinbaren, dass sie ihre Zeiten selbst aufzeichnen, etwa in einer Zeiterfassungs-App. Dann muss er sie zur ordnungsgemäßen Führung anleiten und bleibt dafür verantwortlich, dass die Aufzeichnungen vollständig sind.
Was aufzuzeichnen ist
Grundsätzlich die täglich geleisteten Arbeitsstunden. Zwei Vereinfachungen helfen kleinen Teams:
- Wer Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmt oder überwiegend von zu Hause arbeitet, braucht nur Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit (Saldoaufzeichnungen).
- Bei fixer Arbeitszeiteinteilung genügt es, am Ende jeder Entgeltperiode zu bestätigen, dass sie eingehalten wurde, und nur Abweichungen laufend aufzuzeichnen.
Arbeitnehmer haben einmal im Monat Anspruch auf eine kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen, wenn sie diese nachweislich verlangen. Solange der Arbeitgeber das verweigert, sind Verfallsfristen für Ansprüche, die von den Aufzeichnungen abhängen, gehemmt (§ 26 Abs. 8 und 9 AZG).
Die Grenzen, die die Aufzeichnungen zeigen
Die Normalarbeitszeit beträgt 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche. Mit Überstunden gelten höchstens 12 Stunden am Tag und 60 Stunden in der Woche, im Durchschnitt von 17 Wochen höchstens 48 Stunden pro Woche. Wer mehr als sechs Stunden arbeitet, hat Anspruch auf eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten, zwischen zwei Arbeitstagen auf mindestens 11 Stunden Ruhezeit.
Deutschland: die Pflicht kommt von den Gerichten
Im Mai 2019 entschied der Gerichtshof der Europäischen Union, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen (C-55/18). Im September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass Arbeitgeber in Deutschland schon heute dazu verpflichtet sind, und zwar auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes (BAG, 13. September 2022, 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Die Pflicht gilt für Unternehmen jeder Größe.
Was aufzuzeichnen ist
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. Eine Form hat das Gericht nicht vorgeschrieben: Eine Zeiterfassungs-App genügt, vorerst auch Papier. Arbeitgeber können die Aufzeichnung ihren Beschäftigten überlassen, bleiben aber dafür verantwortlich, dass sie erfolgt.
Unabhängig davon verlangt das Arbeitszeitgesetz seit Langem, jede über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit an Werktagen aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Eine Reform in Vorbereitung
Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes, die die Aufzeichnungspflicht ins Gesetz schreibt, wird seit 2023 diskutiert. Die bisherigen Entwürfe machen die elektronische Erfassung zur Regel, mit längeren Übergangsfristen oder Ausnahmen für kleine Betriebe. Bei der letzten Prüfung dieses Ratgebers war sie nicht in Kraft; den aktuellen Stand veröffentlicht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS).
Die Grenzen, die die Aufzeichnungen zeigen
Bis zu 8 Stunden am Werktag, verlängerbar auf 10, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Eine Pause von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit und 45 Minuten bei mehr als neun, und mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen (§§ 3 bis 5 ArbZG).
Österreich und Deutschland im Überblick
| Die Frage | Österreich | Deutschland |
|---|---|---|
| Grundlage der Pflicht | § 26 Arbeitszeitgesetz (AZG) | Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes; Überstunden nach § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Was aufzuzeichnen ist | Geleistete Arbeitsstunden; Tagessummen bei selbstbestimmter Arbeitszeit oder überwiegend Homeoffice | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden |
| Wer aufzeichnet | Der Arbeitgeber oder, nach Vereinbarung, die Arbeitnehmer | Der Arbeitgeber oder die Beschäftigten in seinem Auftrag |
| Vorgeschriebene Form | Keine | Noch keine; die Reform könnte die elektronische Erfassung vorschreiben |
| Höchstens pro Tag | 12 Stunden einschließlich Überstunden | 10 Stunden, wenn der Durchschnitt bei 8 bleibt |
Vollständige Aufzeichnungen im kleinen Team
Die Regeln sind einfach. Sie jeden Tag einzuhalten ist der schwierige Teil, und das bewährt sich in den meisten kleinen Teams:
- Laufend erfassen. Am Monatsende rekonstruierte Stunden sind Schätzungen, und genau die nimmt eine Kontrolle oder ein Streitfall auseinander.
- Die Zeit auf die Arbeit buchen. Wenn Stunden auf der Aufgabe erfasst werden, zu der sie gehören, dient eine Aufzeichnung dem Gesetz, dem Projektbudget und der Rechnung.
- Lücken sichtbar machen. Ein fehlender Tag lässt sich am nächsten Morgen leicht nachtragen, einen Monat später kaum noch.
- Urlaub und Krankheitstage neben den Stunden führen. Ein Tag, der weder erfasst noch als frei markiert ist, ist eine Lücke.
- Exporte einfach machen. In Österreich können Arbeitnehmer ihre Aufzeichnungen jeden Monat verlangen, und die Lohnabrechnung braucht sie ebenfalls.
In ONE wird die Zeit mit einem Klick auf der Aufgabe erfasst, an der Sie gerade arbeiten, Streaks belohnen jeden erfassten Arbeitstag, und genehmigter Urlaub steht im selben Teamkalender. Stundenzettel lassen sich als Excel oder PDF exportieren. Prüfen Sie bei jedem Tool, ob es erfasst, was für Ihr Team gilt, etwa Beginn und Ende der Arbeitszeit in Deutschland. Mehr zu Zeiterfassung und Urlaub in ONE.
Häufige Fragen
Müssen auch kleine Unternehmen die Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja, in beiden Ländern. Das österreichische Arbeitszeitgesetz und die deutsche Rechtsprechung gelten unabhängig von der Unternehmensgröße; nur die Details der Aufzeichnung unterscheiden sich.
Reicht es, die Tagesarbeitszeit als Summe aufzuzeichnen?
In Österreich ja, für Arbeitnehmer, die Lage der Arbeitszeit und Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen oder überwiegend von zu Hause arbeiten. In Deutschland verlangt das Bundesarbeitsgericht Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit.
Dürfen Beschäftigte ihre Zeiten selbst aufzeichnen?
Ja. In beiden Ländern kann der Arbeitgeber die Aufzeichnung den Beschäftigten überlassen, bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie vollständig und richtig ist.
Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?
Bei der letzten Prüfung dieses Ratgebers nicht. Weder das österreichische Arbeitszeitgesetz noch die deutsche Rechtsprechung schreiben eine Form vor. In Deutschland wird eine Reform vorbereitet, die die elektronische Erfassung zur Regel machen könnte.