Daten und Anbieterwechsel

Ai11 Consulting GmbH / ONE / ai11one.com

Stand: 9. November 2026

Diese Seite enthält die Angaben nach Punkt 13.9 und 13.12 unserer AGB und nach Art. 26 und 28 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act) sowie die Liste unserer Subauftragsverarbeiter nach Punkt 5.4 des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Maßgeblich für Ihre Rechte sind die AGB und der AVV.

1. So wechseln Sie

• Sie können in Textform an office@ai11.io den Wechsel zu einem anderen Anbieter, die Übertragung in eine eigene IT-Umgebung oder die Beendigung des Dienstes mit Löschung verlangen (AGB 13.5).
• Die Ankündigungsfrist bis zum Beginn der Übergangszeit beträgt höchstens zwei Monate. Die Übergangszeit beträgt höchstens 30 Kalendertage; ist das technisch nicht möglich, gilt AGB 13.6.
• Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten mindestens 30 Kalendertage abrufen (AGB 13.2). Die Löschung richtet sich nach AGB 13.3.
• Für die gesetzlich geschuldeten Leistungen beim Wechsel und für die Datenübertragung erheben wir keine Wechselentgelte (AGB 13.10).

2. Exportwege und Formate

Logische Sicherung

Inhalt: alle in Punkt 4 genannten Tabellen Ihrer Instanz
Format: ZIP-Archiv mit einer JSON-Datei je Tabelle und einer Datei manifest.json mit Format- und Schemaversion
Standards: JSON, ZIP
Zugang: durch einen Administrator mit der Berechtigung zur Datensicherung und einer aktuellen Mehrfaktor-Anmeldung

Dateien

Inhalt: hochgeladene Dokumente und Anhänge
Format: jeweiliges Originalformat
Zugang: Bereitstellung auf Anfrage an office@ai11.io (AGB 13.2)

Einzelexporte

Stundenzettel und Abwesenheiten: Excel (XLSX) und PDF. Rechnungen, Angebote und Verträge: PDF. Deals: CSV.

Schnittstelle

Art: REST-Schnittstelle über HTTPS mit JSON
Beschreibung: OpenAPI. Für einen Wechsel stellen wir sie Ihnen und dem neuen Anbieter unentgeltlich bereit (AGB 13.9).

3. Bekannte Beschränkungen

• Hochgeladene Dateien sind nicht Teil der logischen Sicherung. Wir stellen sie auf Anfrage bereit.
• Die Dokumentation der Schnittstelle ist nicht öffentlich. Für einen Wechsel erhalten Sie sie auf Anfrage.
• Soweit Schutzrechte oder Geschäftsgeheimnisse entgegenstehen, sind die in AGB 13.8 genannten Kategorien nicht übertragbar, etwa der Programmcode von ONE und interne Betriebs- und Sicherheitsdaten.
• Die Einbindung beim neuen Anbieter oder in Ihrer eigenen Umgebung liegt bei Ihnen und dem neuen Anbieter, soweit nichts anderes vereinbart ist (AGB 13.7).

4. Register der Datenstrukturen

Die logische Sicherung enthält die folgenden Tabellen, jede als eigene Datei mit dem Namen der Tabelle und der Endung .json. Tabellen von Modulen, die Ihre Instanz nicht nutzt, sind leer. Nicht enthalten sind interne Steuerungstabellen für die Sicherung, den Ereignisversand und die Lastbegrenzung.

Konten, Rollen und Organisation

auth_challenges, auth_rate_limits, auth_sessions, consents, deletion_requests, employee_roles, employees, eula_acceptances, instance_licenses, integration_settings, mcp_oauth_authorization_codes, mcp_oauth_clients, mcp_oauth_refresh_tokens, mfa_recovery_codes, notification_preferences, notifications, organization, password_reset_tokens, permissions, principal_scopes, push_subscriptions, retention_policies, role_permissions, roles, security_settings, service_credentials, subscription, totp_credentials, trusted_origins, webauthn_credentials

Vertrieb (CRM)

activities, clients, contacts, contract_documents, contract_lines, contract_review_comments, contract_review_runs, contract_review_threads, contract_review_topics, contract_types, contracts, deal_contact_roles, deal_contacts, deal_loss_reasons, deal_stage_history, deal_stages, deals, exchange_rates, leads, migration_results, migration_runs, migration_sessions, pipeline_weekly_snapshots, quote_lines, quotes, sales_targets, source_identities, web_to_lead_forms

Projekte und Aufgaben

board_columns, content_rubrics, labels, project_doc_labels, project_doc_versions, project_docs, project_financial_data, project_members, project_risk_assessments, project_risk_measures, project_videos, projects, releases, sprints, strategy_documents, task_assignments, tasks, timeline_filter_preferences, work_item_comments, work_item_images, work_item_labels, work_item_links, work_items

Zeit, Abwesenheit und Team

active_timers, approval_decisions, approval_flows, approval_requests, approval_stages, availability_exceptions, availability_rules, booking_links, bookings, daily_reminder_deliveries, employee_achievements, entries, fish_catches, generated_timesheet_absences, generated_timesheet_calendar_marks, generated_timesheet_lines, generated_timesheets, holidays, kudos, leave_allocations, leaves, locked_periods, meeting_types, office_focus, office_games, office_gnome_finds, office_work_pins, office_workdays, quiz_answers, quiz_questions, reminder_runs, timesheet_submissions

Finanzen

bank_accounts, bank_import_profiles, bank_transactions, expense_categories, expense_lines, finance_documents, finance_folder_import_items, finance_import_batches, incoming_invoices, invoice_lines, invoice_reminders, invoices, payments, purchase_documents, reconciliation_matches, supplier_engagements, suppliers

Marketing

campaign_links, campaign_recipients, campaigns, email_allowance_charges, email_allowance_windows, email_templates, linkedin_post_stats, linkedin_stats_daily, marketing_suppressions, marketing_templates, newsletter_issue_sends, newsletter_issues, newsletter_subscribers, newsletters, segments, sequence_enrollments, sequence_sends, sequence_steps, sequences, tracked_sites, website_daily_salts, website_dimension_daily, website_events, website_stats_daily

Recruiting

candidate_stage_history, candidates, job_application_forms, job_positions, recruitment_stages, talent_pool_memberships, talent_pools, talent_profiles, talent_types

Service

case_comments, case_emails, case_images, case_mailbox_state, case_queues, cases, support_requests, web_to_case_forms

Community

community_categories, community_comments, community_posts, community_spaces, community_votes

Dokumente und Datensätze

custom_field_definitions, document_extraction_jobs, document_storage_settings, document_versions, documents, folder_templates, pending_blob_deletes, record_facts, record_folders, record_layouts

KI und Automatisierung

agent_action_rates, agent_inbox_decisions, agent_inbox_digest_preferences, agent_notes, agent_proposals, agent_runs, agent_task_actions, agent_tasks, agent_trust_suggestion_dismissals, agent_workflow_definitions, agent_workflow_versions, ai_agent_mcp_servers, ai_agent_roles, ai_agent_skills, ai_agents, ai_audit_log, ai_subscription_connections, automation_rules, doc_recipe_changelog, doc_recipe_drafts, doc_recipe_versions, doc_recipes, doc_runs, doc_skill_package_drafts, doc_skill_package_versions, doc_skill_packages, flow_runs, installed_packs, llm_models, mcp_servers, pack_artifact_origins, pack_artifacts, pack_execution_consents, pack_lifecycle_locks, pack_ownerships, pack_publisher_keys, pack_publishers, pm_chat_attachments, pm_chat_conversations, pm_chat_messages, project_workflow_bindings, scheduled_agent_job_runs, scheduled_agent_jobs, skills, slack_chat_threads, slack_shared_answers, uploaded_packs, workflow_artifacts, workflow_budgets, workflow_dispatches, workflow_executions, workflow_reservations, workflow_run_events, workflow_run_links, workflow_runs, workflow_sources, workflow_stage_attempts, workflow_validation_profile_versions, workflow_validation_profiles, workflow_validation_receipts

Betrieb und Protokolle

audit_log, fleet_instances, public_intake_rate_limits, telemetry_state

5. Rechtsordnung der Infrastruktur und Schutzmaßnahmen

Anbieter: ONE wird von der Ai11 Consulting GmbH, Graz, Österreich, erbracht.

Infrastruktur: Die Anwendungs-, Datenbank-, Datei-, Sicherungs- und regulären Betriebsprotokollsysteme von ONE befinden sich bei der Hetzner Online GmbH, Deutschland, in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Sie unterliegen dem Recht der Europäischen Union und ihrer Mitgliedstaaten. Eine Verlagerung der Anwendung außerhalb der Europäischen Union nehmen wir unter dem Vertrag nicht vor (AGB 4.7).

Außerhalb dieser Infrastruktur: E-Mails versenden wir über Microsoft 365. Dabei sind Verarbeitung und Zugriffe außerhalb des EWR, insbesondere aus den USA, möglich. KI-Dienste, die Sie selbst verbinden, richten sich nach Ihrem Vertrag mit dem jeweiligen Anbieter; auch dabei kann eine Übermittlung außerhalb des EWR erfolgen.

Technische und organisatorische Maßnahmen:

• Getrennte Anwendungsinstanzen und Datenbanken je Kunde.
• Verschlüsselte Übertragung über HTTPS/TLS. Externe Sicherungen werden vor der Speicherung verschlüsselt.
• Zugriff auf die Produktivsysteme nur für die Geschäftsführung und namentlich bestimmte Entwickler, mit persönlichen Konten und Zwei-Faktor-Authentifizierung oder SSH-Schlüsseln.
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse.

Vertragliche Maßnahmen: Unsere Subauftragsverarbeiter sind nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO vertraglich verpflichtet. Für Ersuchen von Behörden außerhalb der Union gilt Art. 32 der Verordnung (EU) 2023/2854.

6. Subauftragsverarbeiter

Hetzner Online GmbH

Anschrift: Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Hosting der Anwendung, Datenbank, Datei- und Objektspeicher, Sicherungen und Betriebsprotokolle; hierzu gehört auch die von Ai11 betriebene Dateiablage über Nextcloud
Daten: die in diesen Systemen gespeicherten Workspace- und Betriebsdaten
Verarbeitungsort: Rechenzentren in der Europäischen Union
Datenschutzgrundlage: Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO

Microsoft Ireland Operations Limited

Anschrift: One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland
Zweck: Versand von System-, Transaktions- und Benachrichtigungs-E-Mails sowie E-Mail-Support über das Microsoft-365-Business-Abonnement von Ai11
Daten: Namen, E-Mail-Adressen, E-Mail-Inhalte, technische Kommunikationsdaten und gegebenenfalls zur Supportbearbeitung übermittelte Anlagen
Verarbeitungsorte: nach den für das eingesetzte Abonnement geltenden Microsoft-Vertragsbedingungen und der Tenant-Konfiguration. Verarbeitung und Zugriffe außerhalb des EWR, insbesondere aus den USA, sind möglich
Datenschutzgrundlage: der auf das Abonnement anwendbare Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA). Für Drittlandsübermittlungen gelten die darin vorgesehenen geeigneten Garantien, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln, soweit einschlägig

Wir setzen keinen Zahlungsdienstleister und kein gesondertes Support-System eines Drittanbieters ein. Für dieses Vertragsangebot beauftragt Ai11 keine KI-Anbieter; KI-Dienste, die Sie selbst einbinden, richten sich nach Punkt 11 des AVV.

Änderungen an dieser Liste kündigen wir mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an den Workspace-Administrator an (AVV 5.4).