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Datenschutzerklärung

Ai11 Consulting GmbH / ONE / ai11one.com

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung ist:

Ai11 Consulting GmbH
Wastiangasse 12/1/Top 2, 8010 Graz, Österreich
FN 553353 f, Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz
UID: ATU76798609
Geschäftsführung: Fang Li
E-Mail: office@ai11.io
Telefon: +43 660 6660 241

2. Datenschutzbeauftragter

Eine gesetzliche Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO besteht für uns nicht. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter office@ai11.io.

3. Zwei Rollen und was diese Erklärung nicht erfasst

Diese Erklärung beschreibt, wie wir personenbezogene Daten als Verantwortliche verarbeiten:

  • Daten von Besucherinnen und Besuchern von ai11one.com,
  • Daten von Personen, die uns kontaktieren,
  • Konto-, Verwaltungs- und Abrechnungsdaten unserer Geschäftskunden und der Nutzer in deren Workspaces.

Diese Erklärung erfasst nicht die Inhalte, die unsere Kunden in ONE speichern. Verwaltet ein Kunde in ONE seine eigenen Kontakte, Projekte, Zeitaufzeichnungen, Abwesenheiten, Rechnungen oder Bewerber, ist dieser Kunde Verantwortlicher. Wir werden insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter auf dessen Weisung tätig. Grundlage dafür ist unser Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Sind Sie Beschäftigte, Kontakt, Bewerberin oder Kunde eines Unternehmens, das ONE einsetzt, und möchten wissen, was mit Ihren Daten geschieht, oder Ihre Rechte ausüben, wenden Sie sich bitte direkt an dieses Unternehmen. Es entscheidet über diese Daten, nicht wir. Wir leiten an uns gerichtete Ersuchen unverzüglich dorthin weiter und informieren Sie darüber.

4. An wen sich ONE richtet

ONE wird ausschließlich Unternehmen angeboten (B2B). Ein Angebot an Verbraucher erfolgt nicht.

Teil A: Website ai11one.com

5. Aufruf der Website

Bei jedem Aufruf werden vom Webserver automatisch Daten verarbeitet, die Ihr Browser übermittelt:

  • IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Seite bzw. Datei
  • übertragene Datenmenge und Statuscode
  • Referrer-URL
  • Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem

Zweck: Auslieferung und Stabilität der Website, Sicherheit, Fehlerdiagnose, Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot.

Speicherdauer: 14 Tage. Protokolle, die zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden, bewahren wir bis zu dessen Abschluss auf.

6. Hosting

Die Website und die Anwendung ONE werden bei der

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland

betrieben. Dies umfasst Anwendungsserver, Datenbank, Dateispeicher, Sicherungen und Protokolle. Mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

7. Cookies und ähnliche Technologien

7.1 Öffentliche Website

Auf ai11one.com setzen wir derzeit ausschließlich technisch notwendige Cookies und Speichereinträge ein. Sollten wir künftig weitere Technologien einsetzen, geschieht das nur nach Ihrer Einwilligung.

  • Technisch notwendig: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO und § 165 Abs 3 TKG 2021. Keine Einwilligung erforderlich. Dazu zählen Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen und die Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung.
  • Alle übrigen: Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO und § 165 Abs 3 TKG 2021. Sie würden erst gesetzt, nachdem Sie eingewilligt haben.
  • Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Footer der Website.

Eine Auflistung der einzelnen Cookies mit Name, Anbieter, Zweck und Laufzeit finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

7.2 In der ONE-Anwendung

Innerhalb des eingeloggten Bereichs setzen wir ausschließlich technisch notwendige Cookies: Sitzung, Authentifizierung, Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und die Speicherung von Oberflächeneinstellungen.

Eine Analyse oder Nachverfolgung des Nutzungsverhaltens innerhalb der Anwendung findet nicht statt. Eine Einwilligung ist daher im Produkt nicht erforderlich.

8. Umfrage „Wie wir helfen können“ (Google Formulare)

Auf der Seite „Wie wir helfen können“ können Sie uns in einer kurzen Umfrage mitteilen, welche Werkzeuge Ihr Team heute einsetzt. Die Antworten werden an Google Formulare (Google Forms) übermittelt und dort für uns gespeichert. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, die insoweit als unser Auftragsverarbeiter tätig wird.

Daten: Ihre Antworten in der Umfrage (etwa eingesetzte Werkzeuge, Teamgröße und Freitextangaben). Name und E-Mail-Adresse werden in der Umfrage nicht abgefragt. Eine dort angegebene E-Mail-Adresse für den Newsletter wird ausschließlich an uns übermittelt (Punkt 11), nicht an Google. Beim Absenden erhält Google technisch bedingt die Verbindungsdaten Ihres Browsers, insbesondere die IP-Adresse.

Zweck: Verständnis dafür, welche Werkzeuge kleine Unternehmen einsetzen, um ONE danach auszurichten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der bedarfsgerechten Weiterentwicklung von ONE. Die Teilnahme ist freiwillig; Sie können die Umfrage jederzeit abbrechen, ohne dass Daten übermittelt werden.

Speicherdauer: Wir löschen die Antworten, sobald sie für die Auswertung nicht mehr erforderlich sind, spätestens drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres der Teilnahme.

Drittlandsübermittlung: Eine Übermittlung an die Google LLC in den USA ist möglich. Die Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO).

9. Skriptbibliotheken für die Animation am Seitenende (esm.sh)

Für die animierte Fläche am Fuß der Startseite laden wir die Skriptbibliotheken three.js, React und ShaderGradient von esm.sh, einem Content Delivery Network, das über das Netz der Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, ausgeliefert wird. Beim Laden erhält der Anbieter technisch bedingt die Verbindungsdaten Ihres Browsers, insbesondere die IP-Adresse und die Browserkennung. Cookies oder Speichereinträge werden dabei nicht gesetzt, und es werden keine Inhalte der Website an den Anbieter übermittelt. Schriftarten und alle übrigen Bestandteile der Website liefern wir von unserem eigenen Server. Auf Geräten mit kleinem Bildschirm, wenig Arbeitsspeicher oder eingeschalteter Datensparfunktion werden diese Bibliotheken nicht geladen; die Fläche wird dann ohne Animation dargestellt.

Zweck: Darstellung der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer ansprechenden und technisch effizienten Darstellung unserer Website.

Speicherdauer: Wir selbst speichern dabei keine Daten.

Drittlandsübermittlung: Die Cloudflare, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO).

10. Kontaktaufnahme

Kontaktieren Sie uns über ein Formular, per E-Mail oder über eine Demo-Anfrage, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten sowie den Inhalt Ihrer Nachricht.

Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht. Wählen Sie im Formular zusätzlich die Newsletter-Anmeldung, gilt Punkt 11.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage einen möglichen Vertrag betrifft; im Übrigen Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung an uns gerichteter Anfragen.

Speicherdauer: Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr erforderlich ist, spätestens drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Nachricht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

11. Newsletter und Produktinformationen

11.1 Newsletter

Sie können unseren Newsletter über das Formular im Footer der Website oder über das Kontaktformular abonnieren. Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach dessen Bestätigung senden wir Ihnen den Newsletter.

Daten: E-Mail-Adresse, bei Anmeldung über das Kontaktformular auch Vor- und Nachname, sowie Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung.

Zweck: Versand von Informationen zu ONE, etwa zu neuen Funktionen, Veranstaltungen und Angeboten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. a DSGVO und § 174 Abs 3 TKG 2021 (Einwilligung).

Widerruf: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per Nachricht an office@ai11.io.

Speicherdauer: bis zu Ihrem Widerruf. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir danach bis zu drei Jahre auf, um die Rechtmäßigkeit des Versands belegen zu können. Ihre E-Mail-Adresse bewahren wir zudem in einer Sperrliste auf, damit Sie keine weiteren Zusendungen erhalten.

11.2 Produktinformationen an bestehende Kunden

Bestehenden Kunden senden wir auch ohne Newsletter-Anmeldung per E-Mail Informationen zu ONE und ähnlichen eigenen Leistungen. Rechtsgrundlage ist § 174 Abs 4 TKG 2021 in Verbindung mit Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO. Sie können dem jederzeit kostenlos widersprechen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per Nachricht an office@ai11.io; auf dieses Recht weisen wir bereits bei der Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse hin.

11.3 Versanddienstleister

Für den Versand setzen wir Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als unseren Auftragsverarbeiter ein. Soweit dabei eine Übermittlung an die Microsoft Corporation in den USA nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt sie auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework, nach dem die Microsoft Corporation zertifiziert ist (Art. 45 DSGVO).

Teil B: Die Anwendung ONE

Das Folgende verarbeiten wir als Verantwortliche, weil es für den Betrieb von ONE und zur Erfüllung unserer eigenen Pflichten erforderlich ist.

12. Konto und Workspace

  • Nutzerkonto: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hashwert gespeichert), Rolle im Workspace, Spracheinstellung, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
  • Workspace: Unternehmensname, gebuchter Tarif, Anzahl der Nutzerplätze, Administrator, Anlagedatum.

Zweck: Einrichtung und Verwaltung von Konten und Workspaces, Authentifizierung, Zugriffssteuerung, Support.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des Vertrags mit dem Kundenunternehmen. Für Nutzer, die nicht selbst Vertragspartner sind, Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am Betrieb eines sicheren Mehrbenutzerdienstes und das Interesse des Kunden, ihn seinen Beschäftigten bereitzustellen.

Speicherdauer: siehe Punkt 18.

13. Anmeldung und Sicherheitsprotokolle

Wir protokollieren sicherheitsrelevante Ereignisse: An- und Abmeldungen, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Änderungen an Rollen und Berechtigungen sowie administrative Eingriffe. Gespeichert werden dabei Zeitpunkt, betroffenes Nutzerkonto, Art des Ereignisses, IP-Adresse und Browserkennung (User Agent).

Zweck: Kontosicherheit, Missbrauchserkennung, Aufklärung von Vorfällen, Erfüllung unserer Pflichten nach Art. 32 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO.

Speicherdauer: 12 Monate.

14. Betriebsüberwachung und Fehlererfassung

Um Störungen schnell zu erkennen und zu beheben, erfassen wir technische Fehlermeldungen der Anwendung. Diese können im Einzelfall personenbezogene Daten enthalten, etwa die Kennung des betroffenen Nutzerkontos, die IP-Adresse oder die aufgerufene Seite.

Dienstleister: Functional Software, Inc. (Sentry), 45 Fremont Street, San Francisco, USA, als unser Auftragsverarbeiter. Die Daten werden in der Datenregion EU (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Soweit im Rahmen von Support- oder Wartungszugriffen durch Sentry eine Übermittlung in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt sie auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs 2 lit. c DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem stabilen und sicheren Betrieb.

Speicherdauer: 30 Tage.

15. Rechnungslegung und Vertragsverwaltung

Wir setzen keinen Online-Zahlungsdienstleister ein. Wir stellen Rechnungen, die per Überweisung beglichen werden. Kreditkartendaten werden weder erhoben noch gespeichert.

Daten: Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer, Rechnungskontakt, gebuchter Tarif, Nutzerzahl, Rechnungshistorie, Zahlungsstatus.

Zweck: Rechnungslegung, Buchhaltung, Vertragsverwaltung, Betreibung offener Forderungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung; Art. 6 Abs 1 lit. c DSGVO für die gesetzliche Aufbewahrung.

Speicherdauer: Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir gemäß § 132 BAO und § 212 UGB sieben Jahre auf, gerechnet ab Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Dies betrifft unsere Rechnungen an unsere Kunden. Rechnungen, die ein Kunde im Finanzmodul von ONE erstellt, sind Daten dieses Kunden und unterliegen dem AVV.

16. Support

Unser Support erfolgt per E-Mail. Wenden Sie sich an uns, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, den Inhalt Ihrer Anfrage und die zur Bearbeitung erforderlichen technischen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs 1 lit. b DSGVO; die Speicherdauer richtet sich nach Punkt 10.

Zugriff auf Ihren Workspace. Auf die Inhalte Ihres Workspaces greifen wir nur zu, wenn Sie dies zur Lösung eines Problems ausdrücklich anfordern oder genehmigen, oder wenn es zur Abwehr einer akuten Gefahr für Sicherheit oder Integrität des Dienstes zwingend erforderlich ist. Der Zugriff ist auf das Erforderliche beschränkt und wird protokolliert.

17. KI-Funktionen

ONE enthält kein eigenes KI-Modell. KI-Funktionen stehen erst zur Verfügung, wenn Ihr Workspace einen eigenen KI-Anbieter mit eigenen Zugangsdaten verbindet. Solange Sie keinen verbunden haben, werden keine Daten an einen KI-Anbieter übermittelt.

Verbinden Sie einen Anbieter, werden Ihre Eingaben direkt von Ihrem Browser an den von Ihnen gewählten Anbieter übermittelt. Sie laufen nicht über unsere Server, und wir speichern weder Ihre Eingaben noch die Antworten des Anbieters.

Die Verarbeitung durch den Anbieter richtet sich nach Ihrem Vertrag mit diesem Anbieter. Dessen Speicher- und Trainingseinstellungen steuern Sie selbst; wir haben darauf keinen Einfluss. Der Anbieter ist insoweit Ihr Auftragsverarbeiter, nicht unser Subauftragsverarbeiter. Hat der Anbieter seinen Sitz außerhalb der EU, erfolgt eine Übermittlung im Rahmen Ihrer Vertragsbeziehung mit ihm.

18. Speicherdauer und Löschung

  • Konto- und Profildaten: für die Dauer des Vertrags
  • Workspace-Inhalte: für die Dauer des Vertrags, danach wie unten beschrieben
  • Serverlogs: 14 Tage
  • Sicherheits- und Auditprotokolle: 12 Monate
  • Fehlermeldungen (Monitoring): 30 Tage
  • Kontakt- und Supportanfragen: bis drei Jahre nach Ende des Kalenderjahres der letzten Nachricht
  • Rechnungen und Buchhaltung: 7 Jahre (§ 132 BAO, § 212 UGB)
  • Newsletter: bis zum Widerruf; Einwilligungsnachweis bis drei Jahre danach

Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten 30 Tage lang exportieren. Danach löschen wir sie innerhalb von 60 Tagen nach Vertragsende aus den aktiven Systemen und innerhalb von 90 Tagen nach Vertragsende auch aus den Sicherungen.

19. Empfänger und Auftragsverarbeiter

  • Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting, Datenbank, Speicher, Sicherungen
  • Microsoft Ireland Operations Limited, Irland (Microsoft 365): Versand von Transaktions- und Benachrichtigungsmails sowie von Newsletter und Produktinformationen
  • Functional Software, Inc. (Sentry), USA, Datenspeicherung in der EU (Frankfurt): Betriebsüberwachung und Fehlererfassung
  • Google Ireland Limited, Irland (mit möglicher Übermittlung an Google LLC, USA): Umfrage „Wie wir helfen können“ (Punkt 8)
  • Cloudflare, Inc., USA: Auslieferung der Skriptbibliotheken für die Animation am Seitenende (Punkt 9)
  • Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung, Österreich: Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht für Werbezwecke Dritter weiter.

20. Übermittlung in Drittländer

Hosting, Datenbank, Speicher, Sicherungen und Protokolle werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Eine Übermittlung in ein Drittland ist möglich bei der Umfrage über Google Formulare (Punkt 8), bei den Skriptbibliotheken von esm.sh (Punkt 9), beim Versand von E-Mails über Microsoft 365 (Punkt 11) sowie im Ausnahmefall bei Sentry (Punkt 14). Die jeweilige Grundlage ist dort genannt.

Zur Übermittlung an einen von Ihnen verbundenen KI-Anbieter siehe Punkt 17.

21. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine auf berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Wenden Sie sich dafür an office@ai11.io oder an die unter Punkt 1 genannte Anschrift.

Betreffen Ihre Daten den Workspace eines Kunden, leiten wir Ihr Ersuchen unverzüglich an diesen weiter und informieren Sie darüber; die Entscheidung darüber liegt bei diesem Kunden.

Beschwerderecht. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, in Österreich bei der

Österreichischen Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at

22. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Kontodaten sind zur Nutzung von ONE erforderlich; ohne sie können wir den Dienst nicht erbringen. Abrechnungsdaten sind vertraglich und abgabenrechtlich erforderlich. Optionale Angaben sind bei der Erhebung als solche gekennzeichnet.

23. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

24. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich ONE oder die Rechtslage ändert. Die geltende Fassung und ihr Datum stehen oben. Über wesentliche Änderungen, die Kunden betreffen, informieren wir nach Maßgabe der AGB.